01Périmètre de cette page
Cette page concerne le site vitrine iotill, son formulaire et le traitement des demandes associées. Les données des clients des commerçants utilisées dans la solution de caisse constituent un autre traitement.
IOTILL édite le site. ORION, SARL immatriculée au RCS de Grenoble sous le numéro 810 146 761, dont le siège est situé 68 bis rue Abbé Grégoire, 38000 Grenoble, est responsable du traitement des demandes commerciales du site. Elle exerce sous les noms commerciaux Vendoris et B2BPOS. Son équipe reçoit les demandes dans Intercom, prépare les réponses et assure le suivi des projets.
02Données du formulaire
Le formulaire demande l’activité du commerce, le nom du contact, son adresse e-mail, son numéro de téléphone, le nom de l’établissement, la ville et le code postal du projet. Sans ces champs, l’envoi du formulaire est refusé.
Le chiffre d’affaires peut rester non précisé. Le formulaire permet aussi d’indiquer la solution recherchée, une préférence de rappel, le nombre de points de vente et un message libre.
Le contexte transmis comprend le type de demande, la page d’origine, le bouton utilisé, le domaine référent lorsqu’il est disponible et les paramètres de campagne présents dans le lien : utm_source, utm_medium et utm_campaign. Le serveur associe une référence à l’envoi.
03Utilisation des informations
Les informations servent à comprendre le projet, préparer une réponse et recontacter la personne dans le cadre de sa demande. Le code du formulaire ne prévoit aucune inscription à une newsletter.
Un journal technique permet de limiter les envois répétés, de prévenir les doublons et de suivre le résultat de la transmission. Il contient des identifiants de demande, des empreintes techniques, des dates, un statut et, lorsqu’ils sont disponibles, les identifiants du contact et de la conversation Intercom. Le contenu complet du formulaire et l’adresse IP en clair ne sont pas enregistrés dans ce journal.
04Finalités et bases légales
ORION traite les demandes selon les bases suivantes. La préparation d’un devis ou d’un contrat demandée par une personne pour elle-même relève des mesures précontractuelles. Lorsqu’un contact agit au nom d’une entreprise, la gestion de sa demande professionnelle relève de l’intérêt légitime à répondre à cette entreprise et à suivre le projet.
La prévention des abus et des doublons repose sur l’intérêt légitime à protéger le formulaire. La conservation des justificatifs imposée par la loi repose sur une obligation légale ; les archives nécessaires à la défense de droits relèvent de l’intérêt légitime. Le formulaire n’inscrit pas le contact à une newsletter.
05Destinataires et prestataires
Les demandes du site sont destinées à l’équipe Vendoris d’ORION et transmises à Intercom pour gérer le contact et les échanges. Les données nécessaires à l’assistance iotill sont également traitées dans le dispositif de support centralisé.
Le support utilise Intercom et Fin, son agent d’intelligence artificielle. Selon le traitement de la demande, les messages et les informations utiles peuvent être analysés par cet agent pour préparer une réponse. Cette assistance automatisée ne vaut pas engagement de réponse humaine immédiate.
La solution cloud utilise Firebase/Google pour son hébergement en Allemagne. Intercom publie la liste de ses sous-traitants sur son site.
06Règles de conservation retenues
Les durées suivantes constituent la politique de conservation retenue par ORION pour les finalités décrites sur cette page. Elles ne s’appliquent pas indistinctement à toutes les données.
Prospects et suivi commercial : trois ans au maximum après la collecte ou le dernier contact venant du prospect, sauf opposition antérieure. Ce délai est un repère recommandé par la CNIL pour la prospection commerciale, et non une durée légale uniforme imposée à tous les messages. Une relance envoyée par l’entreprise ne prolonge pas à elle seule ce délai.
Clients et support : les données utiles sont conservées pendant le traitement de la demande ou la relation contractuelle. À son terme, seuls les éléments nécessaires à la preuve ou à la défense de droits doivent être conservés en archive à accès restreint. Le modèle CGS v4 prévoit jusqu’à cinq ans après la relation ; ce repère doit être adapté au délai de prescription applicable. L’article 2224 fait courir la prescription à partir de la connaissance des faits permettant d’agir, et non systématiquement à la date de clôture d’un ticket.
Factures et pièces comptables : dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. Cette obligation vise les documents comptables et ne justifie pas de conserver toutes les conversations Intercom pendant dix ans.
Opposition à la prospection : conserver uniquement les informations nécessaires pour faire respecter le refus, pendant au moins trois ans selon la recommandation CNIL. Ces informations ne servent plus à prospecter la personne.
Journal technique du formulaire : les références, empreintes, statuts et dates sont nettoyés selon le mécanisme décrit ci-dessous. Ce journal ne fixe pas la durée de conservation des conversations Intercom.
Le code supprime jusqu’à 100 enregistrements de ce journal âgés de plus de sept jours lors de chaque nouvelle demande valide. Ce nettoyage dépend des nouveaux envois : il ne garantit pas une suppression au septième jour et ne supprime rien dans Intercom.
07Localisation et transferts
Le site iotill.com est hébergé chez OVH en France. Les données de la solution iotill Cloud sont hébergées dans Firebase en Allemagne. Le compte Intercom utilisé pour les demandes et le support est actuellement hébergé aux États-Unis. Les messages et coordonnées transmis à Intercom sont donc concernés par un traitement hors de l’Espace économique européen.
Intercom publie un accord de sous-traitance décrivant les mécanismes de transfert qu’il prévoit, notamment des clauses contractuelles types selon les situations. Cet accord et sa liste publique de sous-traitants sont consultables sur le site d’Intercom. Pour obtenir des précisions sur les traitements de vos données et les garanties applicables, contactez dpo@iotill.com.
08Vos droits
Selon les conditions prévues par le RGPD, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement et de limitation. Le droit d’opposition concerne notamment les traitements fondés sur l’intérêt légitime ; la portabilité s’applique dans les cas prévus à l’article 20. Un consentement, lorsqu’il constitue la base du traitement, peut être retiré.
Le délai de réponse prévu par le RGPD est d’un mois, avec une prolongation possible de deux mois en cas de complexité ou de nombreuses demandes, sous réserve d’en informer la personne dans le premier mois. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Pour exercer vos droits ou poser une question sur vos données, écrivez à dpo@iotill.com. Cette adresse est suivie et sert de point de contact pour la protection des données. Pour l’assistance technique, le support centralisé reste accessible à support@iotill.com.
09Données traitées par les commerçants
Dans les contrats fournis, le commerçant est responsable des données personnelles de ses propres clients traitées dans la solution. Le distributeur intervient en qualité de sous-traitant et IOTILL en qualité de sous-traitant ultérieur dans le contrat de distribution. Ces rôles contractuels ne désignent pas automatiquement le responsable des prospects du site.
10Mesure d’audience avec Google Analytics
Avec votre consentement, ORION utilise Google Analytics 4 pour comprendre les pages consultées et améliorer le site. La mesure est désactivée sur l’aperçu privé. Sur le site iotill.com, refuser les cookies empêche le chargement de cette balise.
Google Analytics traite des données de visite et des informations techniques sur le navigateur et l’appareil. Les événements ajoutés par le site ne contiennent pas les noms, e-mails, numéros de téléphone ou messages du formulaire. Les paramètres de l’adresse et les fragments ne sont pas inclus dans les adresses de pages transmises par cette intégration.
La personnalisation publicitaire et Google Signals sont désactivés dans la configuration de la balise. Cette mesure repose sur votre consentement, que vous pouvez retirer dans « Gérer mes cookies ». Les durées des cookies et du choix sont détaillées dans la page Cookies.
Google est destinataire des données de mesure et peut les traiter en dehors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Ses informations sur les traitements et leur protection sont consultables sur policies.google.com. Pour toute question sur vos données, contactez dpo@iotill.com.